¿Oficinas abiertas o cerradas?

Las ideas que sostienen la vigencia de las oficinas abiertas tienen sólidos fundamentos, pero también hay voces críticas. Es conveniente ver con detenimiento las razones primarias para tener un criterio válido que aplicar en los casos concretos. En las empresas ningún elemento de su estructura de funciones laborales resulta neutro.

La experiencia demuestra que el juez definitivo en cualquier polémica es la productividad obtenida. Las ventajas observadas hacia este objetivo no tardan en implantarse de forma sólida y permanente.

Las ventajas de la oficina abierta

Un espacio abierto siempre supone un ahorro de medios para la organización. El espacio se aprovecha de forma radical, ya que se centra en una distribución uniforme de la totalidad disponible sin reparar en jerarquías.

Los cambios de funciones no tienen por qué repercutir en el reparto de espacios diferenciados para cada puesto. Todo es visible y las funciones se identifican en la información que la firma comparte en sus medios y materiales de trabajo.

En un nivel inferior de importancia, los espacios abiertos generan dinámicas de participación y colaboración mucho más espontáneas. El contacto, aunque solo sea sonoro y visual, se distribuye de forma uniforme por la planta productiva o espacio de oficinas.

Esta forma de organización abierta suele generar la necesidad de espacios comunes específicos para ciertas actividades. En este sentido, las salas de reuniones cobran una importancia singular. Son un apartado en el que personas seleccionadas interactúan entre sí para realizar actividades variadas y que, por alguna razón práctica, requieren un aislamiento temporal.

En la actualidad, el control de actividades se realiza a través de los medios de digitalización. Al iniciar la sesión el trabajador accede a una aplicación corporativa, dejando un rastro de sus actividades por las notas que debe incorporar a dicha aplicación.

Comunicación, modas y cultura empresarial

Una pequeña o mediana empresa cuando elige la distribución del espacio de trabajo lo hace bajo el influjo de una cultura previa. La creación de separaciones entre la dirección y los puestos base es una primera muestra de la filosofía comercial que corre bajo el plan de negocio.

Se han hecho muy populares los espacios abiertos de trabajo como lo hace Google. La reunión que hace esta empresa de equipos multidisciplinares, jóvenes y con una cualificación profesional muy alta gusta de eliminar ideas de jerarquía. Esta elección busca el diálogo entre los miembros del equipo y otorga una amplia autonomía a los trabajadores para establecer alianzas en proyectos de mejora libremente elegidos.

Otro ejemplo muy claro de oficinas abiertas son los medios de comunicación audiovisual en las redacciones de prensa. Tanto en LaSexta, Antena3, Tele5 o en televisiones públicas como TVE es habitual ver sets de emisión de noticias con salas de redacción al fondo. Esta exposición pública del medio de trabajo no es casual ni carece de intención. Se pretende despersonalizar el protagonismo que pueda inferir el conductor del programa. De este modo, consiguen una fuente colectiva de elaboración de las noticias que es una masa dedicada, profesional y anónima. Una sugerencia sutil de objetividad desinteresada y social.

Las noticias de marketing como fuente de nuevas ideas

La forma de organizar el trabajo es el producto cultural de diversas tradiciones en cuanto al modo de entender las relaciones humanas. Sin embargo, estas tradiciones están sometidas a un riguroso escrutinio por aquellas personas que emplean su talento para explorar nuevos caminos.

Cuando los expertos en marketing realizan un estudio de mercado no pueden ignorar las limitaciones reales o autoimpuestas por las propias organizaciones. Dirigen su mirada hacia el exterior de la empresa, pero lo que han visto fuera tiene una traducción para la gestión eficaz de los asuntos.

Para una empresa de prestación de servicios la coordinación entre los empleados es un valor ganado frente a la competencia. El cliente no distingue entre el desempeño de las personas implicadas en una asesoría o en el diseño de una campaña.

Las oficinas abiertas favorecen una visión conjunta del negocio, la falta de privacidad en el desempeño de las tareas puede ser una invitación a la colaboración. Es cierto que en determinadas tareas también son fuentes de dispersión, la derivada de la pérdida de responsabilidad en el grupo.

Los estudios de mercado son la base de los planes de negocio y estos a su vez una guía para construir una estructura productiva. Las noticias del marketing son, en este plano, un material informativo que influye para decantarse por una u otra opción.

El trabajador recién llegado a una organización con solo ver la distribución de los espacios recibe un impacto. Conoce de forma intuitiva cómo van a ser sus primeras interacciones con el nuevo medio profesional. Es una nota que impregna el aprendizaje de lo que espera la compañía de él y los valores que se impulsan o defienden.

En definitiva, las oficinas abiertas son operativamente muy productivas cuando traducen valores de empresa. La transparencia, la colaboración y el desapego a férreas jerarquías están bien representados cuando se aplica esta solución. ¿Existe un modo más nítido de evidenciar el valor de la persona?