Redactar emails de forma correcta requiere del conocimiento de unas normas básicas que, abarcan contenido y continente, y permiten una comunicación concreta, directa y comprensible.
Normas esenciales en el envío de emails
Un correo electrónico está compuesto por diferentes partes y, cada una de ellas debe respetar sus propias normas, que, aunque no escritas, son de obligado cumplimiento para conseguir el objetivo buscado.
Remitente
Cuando se envía un correo hay que prestar atención a cómo nos identificamos. Una buena opción tener ya creados, en el gestor de correo, diferentes perfiles para los distintos tipos de comunicación que establezcamos de forma habitual con él.
Uno profesional para dirigirnos a terceros, otro para uso interno con nuestros colaboradores y un tercero para los de tipo más personal, aunque es altamente recomendable no usar la misma cuenta con estos últimos.
Receptor, o receptores
En este punto es necesario saber con certeza a quién nos dirigimos.
No en cuanto a si les conocemos o no en persona, sino en cuanto a conocer sus cargos y competencias respecto a lo que queremos comunicar.
El envío de mensajes al primer correo que aparece de una empresa no es la forma más correcta, hay que investigar y dar con el adecuado, ya que, de otra forma, quizás ni sea atendido.
Sujeto o asunto del envío
Este es el quid de la cuestión. Aunque sea solamente una breve frase de ella depende, en gran parte, el que el envío termine en la carpeta de spam o no.
Hay que ser meticuloso y pensar cómo resumir la esencia del mensaje de una forma directa en muy pocas palabras. Si está clara la acción que se espera del receptor, hay que llamar su atención sobre el punto clave del texto remitido.
Lograr esto a la primera puede ser difícil, pero existen herramientas que nos permiten evaluar el impacto de diferentes asuntos sobre el mismo mensaje hasta lograr dar con el adecuado.
Mensaje a comunicar
Este, además de no tener faltas ortográficas ni gramaticales, debe ser comprensible, indicado y muy correcto.
Dependiendo de a quién vaya encaminado, hay que evitar el uso de determinadas expresiones coloquiales, o las excesivamente técnicas, esto algo que hay que sopesar con detenimiento antes de redactar y enviar.
En este punto también entran en juego el saludo y la despedida, que aunque parezca pueril, dice mucho de nosotros. Respecto a esto hay toda una literatura a consultar para saber qué protocolo usar en cada caso.
Esto se puede tomar como ejemplo, pero sin caer en las frases hechas y aportando el estilo propio que siga nuestra marca o identidad.
Avisos de privacidad
Este punto no debe nunca falta en los correos y, no solamente por su imperativo legal, sino por mostrar como algo propio el compromiso que implica el uso de datos que puedan considerarse sensibles.
Hay que dar siempre la oportunidad de que el receptor decida si desea seguir recibiendo nuestra correspondencia digital o no.
Una retirada a tiempo es más beneficiosa, a la larga, que intentar retener o captar clientes con malas artes, muy frecuentes últimamente en los correos.
El seguimiento de la recepción es parte fundamental del uso de correos, ya que permite estar al tanto de sí se ha abierto o se ha enviado a spam y, de esta forma, ver si realmente las normas seguidas son válidas o hay que refinarlas.
Aunque esté en auge el uso de la mensajería instantánea, los correos aportan una mayor consistencia a la comunicación entre personas o empresas, siempre y cuando estén bien confeccionados.
Dejamos los comentarios abiertos a sugerencias, ideas y ejemplos sobre cómo realizas tus emails.
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